Privacy policy

Datenschutzerklärung für den B2B-Shop shop.rotusgmbh.de

Stand: 22.10.2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du unseren B2B-Shop besuchst, ein Händlerkonto beantragst, Anfragen stellst oder mit uns in Kontakt trittst. Personenbezogen sind alle Daten, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, auch die Daten von Ansprechpartnern unserer Geschäftskunden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Rotus GmbH, Rheinpromenade 11, 40789 Monheim am Rhein, Deutschland Geschäftsführer: Angelo Rossi, Claudio Portus Telefon: +49 176 24626316 · E-Mail: business@rotusgmbh.de

Für Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter denselben Kontaktdaten.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage der DSGVO dies erlaubt, insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – deine Einwilligung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen, etwa Kontoeröffnung, Anfrage und Auftrag;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Pflichten, etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unsere berechtigten Interessen, etwa ein sicherer Shop-Betrieb und die Kommunikation mit Ansprechpartnern unserer Geschäftskunden.

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir sorgfältig ausgewählt und mit ihnen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur statt, wenn dies in dieser Erklärung angegeben ist und ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (z. B. EU-US Data Privacy Framework) oder EU-Standardvertragsklauseln.

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

3. Aufruf der Website, Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf des Shops übermittelt dein Browser automatisch technische Daten an unseren Server: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten benötigen wir, um den Shop auszuliefern, seine Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch aufzuklären (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Server-Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Betrieb und Hosting des Shops übernimmt ein externer IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter; die Server stehen in Rechenzentren in Deutschland.

Die Übertragung aller Daten erfolgt verschlüsselt per TLS. Du erkennst dies an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile deines Browsers.

4. Cookies und Schriftarten

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechniken. Sie speichern deine Spracheinstellung, halten dich nach dem Login angemeldet und merken sich den Inhalt deines Warenkorbs. Ohne sie funktioniert der Shop nicht. Rechtsgrundlage für das Speichern ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für eine damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Wir setzen keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies ein.

Du kannst Cookies in deinem Browser jederzeit löschen oder blockieren; der Login und der Warenkorb funktionieren dann nicht mehr.

Die im Shop verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern hergestellt.

5. Händlerkonto, Gewerbenachweis und USt-ID-Prüfung

Unser Shop richtet sich ausschließlich an Gewerbetreibende. Für die Beantragung eines Händlerkontos verarbeiten wir: E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert), Firmenname, Ansprechpartner, USt-IdNr., Telefonnummer, Rechnungs- und Lieferanschriften sowie den hochgeladenen Gewerbenachweis (Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug oder sonstiger Nachweis). Pflichtfelder sind gekennzeichnet.

Wir nutzen diese Daten, um zu prüfen, ob du Unternehmer bist, dein Konto freizuschalten und zu verwalten und dir Preise, Bestände und Bestellfunktionen bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Gewerbenachweis wird verschlüsselt gespeichert und nur von uns zur Prüfung deines Antrags und zum Nachweis deiner Unternehmereigenschaft eingesehen.

Bei Kunden aus anderen EU-Mitgliedstaaten prüfen wir die angegebene USt-IdNr. über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern bzw. das MwSt-Informationsaustauschsystem (VIES) der EU-Kommission. Dabei werden die USt-IdNr. sowie Firmenname und Anschrift abgeglichen. Die Prüfung ist erforderlich, um steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 6a, § 18e UStG).

Du kannst dein Konto jederzeit löschen lassen; eine kurze Nachricht an business@rotusgmbh.de genügt. Daten, die wir aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, sperren wir bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

6. Anfragen und Auftragsabwicklung

Wenn du eine Anfrage über den Warenkorb sendest, verarbeiten wir die Artikel, Mengen, Preise, deine Kundendaten, Liefer- und Rechnungsanschrift, die gewählte Zahlungsart sowie eine optionale Anmerkung. Wir nutzen diese Daten, um Verfügbarkeit und Versandkosten zu prüfen, dir die Auftragsbestätigung zu senden, den Auftrag abzuwickeln und dir Rechnungen bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Über den Stand deiner Anfrage informieren wir dich per E-Mail und in deinem Kundenkonto.

Bist du angemeldet, speichern wir den Inhalt deines Warenkorbs auch auf unserem Server, damit wir dich bei Fragen zu Verfügbarkeit oder Mengen unterstützen können. Er wird gelöscht, sobald du eine Anfrage sendest oder den Warenkorb leerst (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Für die Verwaltung von Kunden, Aufträgen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen nutzen wir die cloudbasierte Unternehmenssoftware (ERP) der weclapp GmbH, Friedrich-Ebert-Straße 28, 97318 Kitzingen, Deutschland. Die Daten werden zwischen Shop und weclapp automatisch übertragen. weclapp verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; gespeichert werden sie in Rechenzentren in der EU (Frankfurt am Main). Für Sicherheitsüberwachung und technischen Betrieb setzt weclapp bzw. seine Muttergesellschaft Exact B.V. einzelne Unterauftragsverarbeiter ein, die auch aus Drittländern (USA, Indien) auf Daten zugreifen können; diese Übermittlungen sind durch EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

7. Zahlungsabwicklung

Vorkasse: Bei Zahlung per Überweisung verarbeiten wir die Zahlungsdaten aus dem Zahlungseingang (Name des Kontoinhabers, IBAN, Betrag, Verwendungszweck), um die Zahlung deinem Auftrag zuzuordnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Kreditkarte über Stripe: Kreditkartenzahlungen wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland, ab. Über den Button „Jetzt zahlen“ gelangst du auf eine Bezahlseite von Stripe. Dort gibst du deine Kartendaten direkt bei Stripe ein; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten. An Stripe übermitteln wir die Auftragsnummer, die Positionen und den Betrag; Stripe erhebt auf der Bezahlseite außerdem Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und ggf. USt-IdNr. Wir erhalten von Stripe die Bestätigung der Zahlung, um den Status deines Auftrags zu aktualisieren.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe verarbeitet Daten teilweise auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten als Zahlungsdienstleister. Eine Übermittlung an Stripe, Inc. in den USA ist möglich; Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

8. Lagerung und Versand

Für Lagerung und Versand setzen wir einen Logistikdienstleister als Auftragsverarbeiter ein; Lieferdaten geben wir an DHL bzw. Speditionen weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Sendungsverfolgungsnummern stellen wir dir per E-Mail und im Kundenkonto bereit.

9. Übersetzung

Damit der Shop auf Deutsch und Englisch verfügbar ist, übersetzen wir Inhalte automatisch mit dem Dienst der DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln, Deutschland. An DeepL übermittelt werden die zu übersetzenden Texte, also Produkt- und Seiteninhalte. Nachrichten von oder an Kunden werden nicht über DeepL übersetzt, sodass dabei in der Regel keine personenbezogenen Daten übermittelt werden. Wir nutzen die kostenpflichtige DeepL-API; DeepL speichert die übermittelten Texte nach eigenen Angaben nicht dauerhaft und verwendet sie nicht zum Training. Mit DeepL besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem mehrsprachigen Angebot für unsere Kunden in der EU (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Kontaktaufnahme

Kontaktformular, E-Mail und Telefon: Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben (z. B. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen und Nachricht), um deine Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage mit einem Vertrag oder dessen Anbahnung zusammenhängt, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Daten, wenn dein Anliegen abschließend geklärt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

WhatsApp: Über die WhatsApp-Links im Shop kannst du uns per WhatsApp schreiben. Der Link öffnet lediglich WhatsApp mit unserer Nummer; beim bloßen Besuch des Shops werden keine Daten an WhatsApp übertragen. Schreibst du uns, verarbeiten wir deine Mobilfunknummer, deinen Namen (falls in WhatsApp hinterlegt) und den Inhalt deiner Nachrichten, um dein Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Wir nutzen dafür WhatsApp Business der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Dabei können Daten an Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt werden; Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für die Datenverarbeitung durch WhatsApp gelten dessen Datenschutzhinweise: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea. Wenn du das nicht möchtest, erreichst du uns ebenso per E-Mail oder Telefon.

11. Direktansprache gewerblicher Interessenten

Wir sprechen Unternehmen, die als Abnehmer für unser Spielwaren-Sortiment in Frage kommen, gezielt an. Den ersten Kontakt nehmen wir telefonisch auf. Per E-Mail (von sales@rotusgmbh.de) schreiben wir dich nur an, wenn du uns zuvor deine Einwilligung dafür gegeben hast, zum Beispiel im Telefonat.

Verarbeitete Daten: Firmenname, Anschrift, geschäftliche Kontaktdaten (bevorzugt Funktionsadressen wie info@ oder einkauf@ sowie die Telefonnummer), ggf. der Name eines Ansprechpartners sowie öffentlich sichtbare Angaben zum Geschäftsbetrieb, etwa Sortiment, genutzte Verkaufsplattformen und öffentliche Bewertungs- und Verkaufszahlen.

Herkunft der Daten (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO): Wir erheben diese Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere aus Impressumsangaben, Unternehmenswebsites, Verkäuferprofilen auf Online-Marktplätzen, Google-Unternehmensprofilen und Branchenverzeichnissen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die Daten zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen und zur Direktwerbung gegenüber Unternehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewinnung neuer gewerblicher Kunden. Angebote per E-Mail senden wir auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Um diese nachweisen zu können, halten wir fest, wann und von wem sie erteilt wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Eingesetzte Dienste: Zur Organisation der Kontakte nutzen wir Google Sheets der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Für Recherche und Textentwürfe setzen wir die KI-gestützte Software Claude der Anthropic, PBC, USA, ein. E-Mails versenden wir über unseren Hosting-Anbieter netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland. Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln.

Keine automatisierte Entscheidung: Ob ein Unternehmen als Kunde in Frage kommt, bewerten wir selbst. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Widerspruch: Wenn du nicht weiter kontaktiert werden möchtest, genügt ein kurzer Hinweis im Telefonat, eine Antwort auf unsere E-Mail oder eine Nachricht an sales@rotusgmbh.de. Auf demselben Weg kannst du eine erteilte Einwilligung in E-Mails jederzeit widerrufen. Wir nehmen dann Firmenname und E-Mail-Adresse bzw. Domain in eine Sperrliste auf, damit du nicht erneut kontaktiert wirst.

12. Newsletter

Anmeldung: Für unseren Newsletter mit neuen Posten benötigen wir nur deine E-Mail-Adresse. Wir nutzen das Double-Opt-in-Verfahren: Du erhältst nach der Anmeldung eine E-Mail mit einem Bestätigungslink und bekommst den Newsletter erst, wenn du diesen anklickst. Zum Nachweis deiner Einwilligung speichern wir Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung sowie die IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Bestandskunden: Wenn du bei uns bestellt hast, können wir dir auch ohne gesonderte Einwilligung Angebote zu ähnlichen Waren per E-Mail senden (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Darauf weisen wir dich bei der Erhebung der E-Mail-Adresse und in jeder E-Mail hin.

Abmeldung: Du kannst den Newsletter jederzeit über den Link in jeder Ausgabe oder per Nachricht an business@rotusgmbh.de abbestellen bzw. der Nutzung widersprechen, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Versanddienstleister: Der Versand erfolgt über den Dienst rapidmail der Positive Group Deutschland GmbH, Ingeborg-Krummer-Schroth-Straße 18a, 79106 Freiburg im Breisgau, Deutschland, die die Daten in unserem Auftrag auf Servern in Deutschland verarbeitet. Eine Auswertung, ob ein Newsletter geöffnet oder welche Links angeklickt wurden, findet nicht statt.

13. Google Ads

Wir schalten Werbeanzeigen über Google Ads der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Klickst du auf eine unserer Anzeigen, gelangst du in unseren Shop. Im Shop selbst setzen wir kein Google-Tag ein: Es findet keine Erfolgsmessung (Conversion-Tracking) und kein Remarketing statt, und beim Aufruf des Shops werden keine Daten an Google übermittelt. Welche Daten Google bei der Anzeige und beim Klick auf eine Anzeige auf eigenen Seiten verarbeitet, richtet sich nach der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

14. Buchhaltung und Steuerberatung

Für unsere Buchhaltung nutzen wir die cloudbasierte Software Lexware Office (ehemals lexoffice) der Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland. Dort verarbeiten wir Rechnungen, Zahlungseingänge und die zugehörigen Kundendaten (Firma, Anschrift, Ansprechpartner, USt-IdNr., Rechnungsbeträge). Der Anbieter verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Servern in Deutschland.

Zur Erfüllung unserer steuerlichen Pflichten geben wir Buchhaltungsunterlagen an unseren Steuerberater weiter, der als Berufsgeheimnisträger zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Händlerkonto und Gewerbenachweis: für die Dauer der Geschäftsbeziehung; nach Löschung des Kontos werden die Daten gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Abgelehnte Kontoanträge: werden spätestens 6 Monate nach der Ablehnung gelöscht.
• Anfragen, Aufträge und Rechnungen: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts, je nach Unterlage 6, 8 oder 10 Jahre.
• Newsletter: bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Widerspruch; den Nachweis der Einwilligung bewahren wir bis zu 3 Jahre danach auf.
• Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Klärung des Anliegens, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Direktansprache: ohne Rückmeldung oder bei fehlendem Interesse spätestens 6 Monate nach der letzten Kontaktaufnahme gelöscht; bei Widerspruch bleiben nur Firmenname und E-Mail-Adresse bzw. Domain in der Sperrliste, solange dies zur Beachtung des Widerspruchs erforderlich ist; entsteht eine Geschäftsbeziehung, gelten die übrigen Fristen. Den Nachweis einer Einwilligung in E-Mails bewahren wir bis zu 3 Jahre nach ihrem Widerruf auf.

Werden Daten wegen einer Aufbewahrungspflicht nicht gelöscht, schränken wir ihre Verarbeitung ein und nutzen sie nur noch für diesen Zweck.

16. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an business@rotusgmbh.de.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Verarbeiten wir deine Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Verarbeitung deiner Daten für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir nutzen deine Daten dann nicht mehr für diesen Zweck. Bei unserer Direktansprache genügt dafür ein kurzer Hinweis im Telefonat oder eine Antwort auf unsere E-Mail.